• หมายเลขรหัสอนุมัติวงเงิน
• หมายเลขสมาชิกบัตรและวันหมดอายุ
• วันที่ที่ได้มีการซื้อสินค้า/บริการ
• จำนวนเงินที่เรียกเก็บ ซึ่งจะต้องเป็นค่าสินค้า/บริการทั้งหมด รวมกับภาษีต่างๆ ทิป ค่าจัดส่งทางไปรษณีย์และค่าบรรจุหีบห่อ สำหรับทิปนั้นสมาชิกบัตรจะต้องเป็นผู้กรอกตัวเลขลงบนสลิปก่อนที่จะมีการรวมจำนวนเงินทั้งหมด
• รายละเอียดของลักษณะสินค้า/บริการที่สมาชิกบัตรซื้อไป
• ชื่อสถานธุรกิจของท่าน ที่อยู่และหมายเลขสถานธุรกิจที่รับบัตรอเมริกัน เอ็กซ์เพรส

การทำเครดิต สามารถทำได้ง่ายๆ ดังนี้

ทำการรูดบัตรอเมริกัน เอ็กซ์เพรสของสมาชิกบัตรด้วยเครื่องรูดบัตรด้วยมือ โดยใช้ใบบันทึกเครดิตของอเมริกัน เอ็กซ์เพรส หากไม่สามารถรูดบัตรได้ ให้ท่านกรอกชื่อ นามสกุลของสมาชิกบัตร และหมายเลขบัญชีบัตรแทน ท่านจะต้องตรวจสอบให้ถูกต้องว่าหมายเลขบัญชีบัตรที่กรอกลงไปนั้นถูกต้อง ตรงกับหมายเลขบัญชีบัตรที่อยู่ในใบบันทึกค่าสินค้าและบริการที่ได้ซื้อไปครั้งแรก

ใส่ยอดจำนวนเงินรวมที่เรียกเก็บ รวมทั้งจำนวนเงินทั้งหมดที่อยู่ในใบสรุปการคืนเงิน อเมริกัน เอ็กซ์เพรสจะเรียกหักเครดิตเต็มจำนวนลบด้วยค่าธรรมเนียมสถานธุรกิจและภาษี จากสถานธุรกิจของท่าน แต่จะคืนเงินให้สมาชิกบัตรเต็มจำนวน

ใส่เหตุผลในการเครดิต (อาทิ ขนาดไม่พอดี)

ให้ลูกค้าเซ็นชื่อลงในใบบันทึกเครดิต (หากสามารถทำได้)

คืนบัตรและสำเนาใบบันทึกเครดิตให้สมาชิกบัตร และเก็บสำเนาสำหรับสถานธุรกิจไว้เพื่อเป็นหลักฐานอ้างอิงในภายหลัง พร้อมทั้งส่งบันทึกเครดิตส่วนของ "เอเม็กซ์ " คืนมายังอเมริกัน เอ็กซ์เพรส

ท่านจะต้องแน่ใจว่าได้ขอหมายเลขรหัสอนุมัติวงเงินสำหรับการสั่งสินค้าทางไปรษณีย์ ทางโทรศัพท์ หรือทางอินเตอร์เน็ตทุกครั้ง โดยไม่คำนึงว่าจะเป็นจำนวนเงินเท่าใด เมื่อท่านโทรศัพท์ขอหมายเลขรหัสอนุมัติวงเงิน ท่านอาจจะขอตรวจสอบที่อยู่สำหรับยืนยันว่าที่อยู่สำหรับส่งสินค้าตรงกับที่อยู่สำหรับส่งใบเรียกเก็บเงินของสมาชิกบัตร หากท่านประสงค์จะตรวจสอบที่อยู่สำหรับส่งใบเรียกเก็บเงินเพื่อลดความเสี่ยงในการใชับัตรโดยทุจริต หรือหากท่านขอหมายเลขอนุมัติวงเงินผ่านทางอิเล็กทรอนิกส์ กรุณาติดต่อแผนกอนุมัติวงเงินที่หมายเลข 0 2273 5522 โดยตัดระบบตอบรับอัตโนมัติและขอพูดกับพนักงานรับโทรศัพท์โดยตรง

โปรดจำไว้ว่า

• ท่านจะไม่สามารถเรียกเก็บเงินค่าสินค้า/บริการได้ จนกว่าท่านจะได้ส่งสินค้าดังกล่าวไปแล้ว
• หากท่านจัดส่งสินค้าเกิน 30 วันหลังจากที่ได้รับอนุมัติวงเงินครั้งแรก ท่านจะต้องโทรขอหมายเลขรหัสอนุมัติวงเงินใหม่ ก่อนที่จะส่งสินค้านั้นๆ เพื่อเรียกเก็บเงินค่าสินค้าดังกล่าว
• จะต้องมีการลงลายมือชื่อรับสินค้าที่นำส่ง
• หากสมาชิกบัตรมารับสินค้าจากท่านด้วยตัวเอง ให้ท่านปฏิบัติตามข้อปฏิบัติในการรับบัตรในการขายสินค้าหน้าร้านทั่วๆ ไป

ธุรกิจประเภทที่พัก/การโรงแรม
ท่านจะต้องขออนุมัติวงเงินเต็มจำนวนสำหรับค่าสินค้าและบริการโดยประมาณ ในวันที่สมาชิกบัตรทำการลงทะเบียนเข้าพัก ซึ่งจำนวนเงินนี้จะสามารถคำนวณได้จาก จำนวนวันที่สมาชิกบัตรต้องการจะเข้าพัก อัตราค่าห้องพัก ภาษี และ/หรืออัตราค่าบริการ และค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมอื่นๆ ที่อาจเกิดขึ้นโดยประมาณ

การเช่ารถ
เมื่อมีการเช่ารถ สถานธุรกิจบริการเช่ารถจะต้องได้รับการอนุมัติวงเงินสำหรับค่าสินค้าและบริการโดยประมาณทั้งหมดของค่าเช่า ให้คำนวณค่าใช้จ่ายโดยประมาณนี้โดยคูณอัตราค่าเช่า (รวมถึงค่าประกันภัยและค่าใช้จ่ายอื่นที่พึงเรียกเก็บ) กับระยะเวลาเช่าที่สมาชิกบัตรสำรองไว้

ในวันที่สมาชิกบัตรคืนห้องพัก หรือเมื่อนำรถมาคืน หากค่าสินค้า/บริการทั้งสิ้นเกินกว่า 15% ของจำนวนเงินที่ได้ขออนุมัติไปแล้วท่านจะต้องขอรหัสอนุมัติวงเงินอีกครั้ง สำหรับจำนวนเงินค่าสินค้า/บริการที่เกินมานั้น

หากท่านไม่ได้ขออนุมัติวงเงินหรือขอแล้วได้รับการปฏิเสธและสมาชิกบัตรไม่สามารถชำระเงินค่าบริการจำนวนนั้นๆ ไม่ว่าจะด้วยสาเหตุใดก็ตาม อเมริกัน เอ็กซ์เพรสมีสิทธิ์ไล่เบี้ยเต็มจำนวนสำหรับจำนวนค่าสินค้าและบริการเกินกว่าค่าเช่าโดยประมาณนั้น

การจัดส่งค่าสินค้าและบริการที่มี

การจัดส่งค่าสินค้าและบริการผ่านเครื่องอิเล็กทรอนิกส์

ท่านจะต้องส่งค่าสินค้าและบริการจำนวนที่เรียกเก็บภายหลัง โดยปฏิบัติตามข้อปฏิบัติของการจัดส่งค่าสินค้าและบริการตามปกติ และจะต้องระบุรายละเอียดของการซื้อขายสินค้า/บริการที่ถูกต้องดังปรากฏนั้นในใบเสร็จรับเงินด้วย

การจัดส่งค่าสินค้าและบริการเป็นเอกสาร

• จะต้องไม่มีการเปลี่ยนแปลง แก้ไขจำนวนค่าสินค้า/บริการเดิมที่ได้ขออนุมัติวงเงินไปแล้วแม้ว่าสมาชิกบัตรจะได้เก็บส่วนสำหรับสมาชิกบัตรไปแล้วให้ท่านเขียนจำนวนค่าบริการเพิ่มเติมลงในช่องว่างที่กำหนดไว้ให้ในใบบันทึกค่าสินค้าและบริการ
• ระบุคำอธิบายสำหรับค่าสินค้า/บริการเพิ่มเติมนั้น (อาทิ ค่าโทรศัพท์ค่าอาหาร) คำอธิบายยิ่งชัดเจนมากเท่าไร โอกาสที่สมาชิกบัตรจะปฏิเสธการใช้บัตรก็น้อยลงเท่านั้น
• กรอกจำนวนเงินค่าสินค้า/บริการที่มีการส่งสินค้าและบริการภายหลังทั้งหมด
• กรอกจำนวนเงินค่าสินค้า/บริการที่มีการแก้ไขแล้วแต่จะต้องไม่ขีดฆ่าจำนวนเดิมทิ้ง หากเป็นไปได้ ท่านควรส่งรายละเอียดเกี่ยวกับค่าบริการที่มีการส่งสินค้าและบริการภายหลังที่เกิดขึ้นให้กับสมาชิกบัตรได้รับทราบด้วย เพื่อเป็นการลดโอกาสที่สมาชิกบัตรจะปฏิเสธการใช้บัตร

การทำรายการขายในกรณีที่ไม่มีการแสดงบัตร โปรดดำเนินการตามขั้นตอนต่อไปนี้

1. สอบถามขอข้อมูลต่างๆดังต่อไปนี้จากลูกค้าซึ่งเป็นสมาชิกบัตรผู้มีอำนาจลงนาม ข้อมูลนี้เหล่านี้ควรถูกระบุไว้ในบันทึกข้อตกลงการจัดซื้อหรือว่าจ้างสำหรับ การจัดประชุมระหว่างท่านและลูกค้าของท่าน*
• ชื่อผู้สั่งซื้อ ซึ่งจะต้องพิสูจน์ได้ว่าเป็นผู้มีอำนาจลงนามในการใช้บัตรจริง
• เลขที่บัญชีบัตรของลูกค้า
• วันหมดอายุบัตร
• ที่อยู่ที่ใช้จัดส่งใบแจ้งหนี้ของสมาชิกบัตร – ที่อยู่นี้จะต้องได้รับการยืนยันความถูกต้องในการอนุมัติวงเงินเพื่อทำรายการ
• หมายเลขโทรศัพท์ของที่อยู่ตามใบแจ้งหนี้ของสมาชิกบัตร ไม่สามารถใช้หมายเลขโทรศัพท์มือถือได้
2. ต้องขอรหัสอนุมัติวงเงินส่งผ่านทางโทรศัพท์หรือผ่านระบบอิเล็คโทรนิคส์ สำหรับการ ขออนุมัติวงเงินทางโทรศัพท์ กรุณาโทรติดต่ออเมริกัน เอ็กซ์เพรสที่ หมายเลข 0 2273 5522 หรือ 02618 0022 กรุณาเตรียมข้อมูลของหมายเลขสถานธุรกิจของท่าน และรายละเอียดของลูกค้าให้พร้อมก่อนโทรติดต่อ เพื่อความสะดวกรวดเร็วในการขออนุมัติวงเงิน
3. บันทึกข้อมูลของการใช้จ่าย (Record of charge) พร้อมระบุว่า “ Signature On File” ณ ตำแหน่งที่ให้ลูกค้าของท่านลงนามบนบันทึกข้อมูลการใช้จ่าย(Record of charge)

*ขอแนะนำให้ระบุรายละเอียดของสมาชิกบัตรดังข้อ 1ไว้ในข้อตกลงในการจัดการประชุม(สัญญาสั่งซื้อหรือจัดจ้าง)ระหว่างท่านและสมาชิกบัตรที่เป็นลูกค้าของท่านในหมวดวิธีการชำระเงินหรือหมวดการลงนามอนุมัติการสั่งซื้อหรือจัดจ้าง และได้ลงลายมือชื่อโดยสมาชิกบัตรผู้มีอำนาจลงนาม อเมริกัน เอ็กซ์เพรสจะยังคงไม่รับผิดชอบรายการอนุมัติที่ไม่ถูกต้องหรือไม่สามารถเรียกเก็บเงินได้จากสมาชิกบัตร ทั้งนี้ เป็นไปตามข้อตกลงและเงื่อนไขระหว่างสถานธุรกิจของท่านและ อเมริกัน เอ็กซ์เพรส

รายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับข้อควรปฎิบัติสำหรับการรับบัตรอเมริกัน เอ็กซ์เพรสในการจัดงานประชุม

ขั้นตอนที่ 1 : สัญญาของการประชุมและการจัดงาน

• ในขั้นตอนแรกสำหรับการจัดประชุมหรือจัดงาน จะต้องจัดเตรียมหนังสือสัญญา และลงลายมือชื่อของทั้งฝ่ายสถานธุรกิจ (โดยปกติจะเป็นโรงแรม หรือสถานที่จัดการประชุม) และฝ่ายผู้จัดการประชุมสัมนาหรือ จัดเลี้ยง (สมาชิกผู้ถือบัตร)
• ในสัญญาควรระบุว่าการชำระเงินจะทำผ่านบัตรอเมริกัน เอ็กซ์เพรส และการชำระเงินผ่านบัตรจะเกิดขึ้นต่อเมื่อสัญญาดังกล่าวได้รับการลงนามอนุมัติเป็นลายลักษณ์อักษรโดยผู้มีอำนาจลงนามของสมาชิกบัตร
• สัญญาควรระบุถึงค่าใช้จ่ายทุกรายการที่จะเกิดขึ้นในการจัดการประชุมนั้น ส่วนค่าใช้จ่ายอื่นใดที่ไม่ได้ระบุไว้ในสัญญาจะไม่สามารถเรียกเก็บเงินได้จนกว่าจะได้รับการลงนามอนุมัติเป็นลายลักษณ์อักษรจากผู้มีอำนาจลงนามของสมาชิกบัตรเสียก่อน
• สอบถามหมายเลขสมาชิกบัตร เพื่อเป็นหลักประกันในการที่สมาชิกบัตรอาจไม่ปรากฏตัว หรือยกเลิกการจัดงาน และโทรติดต่อแผนกอนุมัติวงเงินของอเมริกัน เอ็กซ์เพรส เพื่อมั่นใจว่ายอดค่าใช้จ่ายที่จะเกิดขึ้นอยู่ในวงเงินที่สามารถเรียกเก็บผ่านบัตรได้

ขั้นตอนที่ 2 : การจัดงาน

• ควรกำหนดไว้ว่าสมาชิกบัตรจะต้องแสดงตัวในงานประชุม หากสมาชิกบัตรไม่ทำเช่นนั้น โปรดแจ้งให้สมาชิกบัตรทราบว่าสมาชิกบัตรจะได้รับใบแจ้งหนี้ทางอีเมล (e-mail)หรือทางโทรสาร (Fax)หลังจากการจัดงานประชุมเสร็จสิ้นลง และขอให้สมาชิกบัตรผู้มีอำนาจลงนามกรอกแบบฟอร์มการอนุมัติการจ่ายเงิน (Charge Authorization Form) และยื่นต่อสถานธุรกิจไว้ล่วงหน้า แบบฟอร์มนี้จะเป็นการยืนยันว่าสมาชิกบัตรได้อนุมัติการเรียกเก็บค่าใช้จ่ายผ่านบัตรอเมริกัน เอ็กซ์เพรส
• หากสมาชิกบัตรต้องการมอบอำนาจให้บุคคลอื่นใช้จ่ายผ่านบัตร สมาชิกบัตรผู้นั้นยังคงต้องกรอกแบบฟอร์ม “การอนุมัติการจ่ายเงิน” (Charge Authorization Form) ลงลายมือชื่อและยื่นต่อสถานธุรกิจ (เพื่อเป็นการตรวจสอบเพิ่มเติม แนะนำว่าท่านควรส่งอีเมล (e-MAIL)ไปยังบุคคลที่ดูแลลูกค้าองค์กรนั้น และได้รับการยืนยันถึงการมอบอำนาจจากผู้มีอำนาจลงนามจริง)

ขั้นตอนที่ 3 : การอนุมัติรายการใช้จ่ายที่ถูกบันทึกลงบนบัตร

• ก่อนที่จะเรียกเก็บค่าใช้จ่ายผ่านบัตร ทางสถานธุรกิจจะต้องส่งใบแจ้งหนี้ไปให้ลูกค้าผู้จัดการประชุมก่อน
• ผู้จัดการประชุมจะต้องตรวจสอบใบแจ้งหนี้และแน่ใจว่าข้อมูลนั้นตรงกับค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้น

ข้อแนะนำและข้อพึงระวังเพิ่มเติม

• ไม่แนะนำให้ท่านขอให้สมาชิกบัตรส่งโทรสารสำเนาทั้งด้านหน้าและด้านหลังของบัตรมาให้ท่าน เพราะเป็นการเพิ่มความเสี่ยงของการทุจริตในการใช้บัตรฯ
• ควรแน่ใจว่าสมาชิกบัตรได้ทำการตรวจสอบความถูกต้องในยอดค่าใช้จ่ายที่จะเรียกเก็บและอนุมัติให้เรียกเก็บยอดใช้จ่ายในการจัดประชุมนั้นๆ ผ่านบัตรฯ
• หากท่านไม่มีแบบฟอร์ม “การอนุมัติการจ่ายเงิน”ดังกล่าวเป็นของท่านเอง ท่านสามารถติดต่อเจ้าหน้าที่บริการสถานธุรกิจของอเมริกัน เอ็กซ์เพรส (ประเทศไทย) เพื่อขอแบบฟอร์มการอนุมัติการจ่ายเงินดังกล่าวได้